Zarządzanie nieruchomościami wspólnot mieszkaniowych

Zakres usług:

CZYNNOŚCI PRAWNE, PROWADZENIE DOKUMENTACJI I KSIĘGOWOŚCI

• Rejestracja, zaprowadzenie dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej.
• Reprezentacja ogółu właścicieli w sprawach dotyczących Wspólnoty przed sądami, urzędami i innymi instytucjami publicznymi na podstawie stosownych pełnomocnictw.
• Prowadzenie dla Wspólnoty ewidencji kosztów i sprawozdawczości finansowej (obsługa finansowo - księgowa nieruchomości).
• Prowadzenie i rozlicznie konta bankowego Wspólnoty.
• Lokowanie wolnych środków Wspólnoty na najkorzystniejszych lokatach bankowych.
• Prowadzenie i przechowywanie właściwej dokumentacji księgowej związanej z zarządzaną nieruchomością.
• Ubezpieczenie budynku od ognia i innych zdarzeń losowych oraz Wspólnoty - od odpowiedzialności cywilnej.
• Regulowanie podatków i innych opłat publiczno-prawnych.
• Prowadzenie wykazu lokali i właścicieli lokali.
• Przygotowywanie i doręczanie książeczek opłat dla właścicieli lokali mieszkalnych i użytkowych.
• Wystosowywanie wezwań do zapłaty dla właścicieli i najemców lokali z tytułu zaległości czynszowych.
• Przygotowywanie procedur prawnych lub innych procedur koniecznych dla ściągnięcia zaległych opłat oraz innych należności związanych z nieruchomością.
• Aktualizacja stawek za czynsz, gaz, energię elektryczną i cieplną oraz regulacja opłat i rozliczeń z tym związanych.
• Bieżąca kontrola funkcjonowania nieruchomości zgodnie z przepisami prawa.
• Wykonywanie zarządzeń porządkowych organów samorządowych.

MEDIA I OBSŁUGA TECHNICZNA:

• Zapewnienie dostawy mediów: energii elektrycznej i cieplnej, wody oraz odprowadzania ścieków i wywozu śmieci.
• Negocjowanie w imieniu Wspólnoty optymalnych warunków dostawy mediów.
• Nadzór nad wykonaniem umów o dostarczanie mediów (woda, gaz, prąd).
• Opracowanie sposobu rozliczania dostawy mediów dla budynku.
• Rozliczanie z liczników indywidualnych dostawy wody, CO, i innych oraz naliczanie zaliczek na kolejne okresy dla poszczególnych użytkowników lokali.
• Prowadzenie indywidualnego rozliczenia współwłaścicieli, w tym naliczanie kosztów eksploatacyjnych i funduszu remontowego.
• Zapewnienie obowiązkowych kontroli technicznych i okresowych przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących jej wyposażenie techniczne zgodnie z wymogami prawa budowlanego.
• Prowadzenie książki obiektu oraz dokumentacji nieruchomości przewidzianej ustawą prawa budowlanego.
• Nadzór nad bieżąca konserwacja nieruchomości oraz dokonywanie napraw budynku, jego pomieszczeń i urządzeń technicznych, które umożliwiają właścicielom lokali właściwe korzystanie z nieruchomości wspólnej.
• Utrzymywanie nieruchomości w odpowiednim stanie technicznym w tym zapewnienie całodobowego pogotowia technicznego.
• Nadzór nad usuwaniem awarii i skutków awarii w nieruchomości wspólnej.
• Zapewnienie usług i serwisów związanych z funkcjonowaniem urządzeń technicznych nieruchomości wspólnej (winda, kotłownia, domofon, hydrofor itp.).

REMONTY I MODERNIZACJE:

• Przygotowanie i aktualizacja planów remontów i modernizacji nieruchomości w oparciu o przewidywane środki finansowe Wspólnoty oraz na podstawie przeprowadzonych kontroli technicznych.
• Nadzorowanie przebiegu remontów i zlecanych prac zgodnie z zatwierdzonymi planami remontowymi na dany rok.
• Podejmowanie działań remontowych uwzględniających w pierwszej kolejności bezpieczeństwo użytkowników nieruchomości i osób trzecich.
• Dokonywanie napraw i prowadzenie remontów długoterminowych na terenie nieruchomości w sposób uzgodniony ze Wspólnotą.
• Wyłanianie wykonawców robót remontowych w oparciu o procedury uprzednio przyjęte przez Wspólnotę i Zarządcę.
• Odbiór wykonywanych remontów, egzekwowanie praw gwarancyjnych.

CZYSTOŚĆ, PORZĄDEK I BEZPIECZEŃSTWO:

• Przedstawienie najkorzystniejszych ofert firm utrzymujących czystość, pielęgnujących zieleń, odśnieżających, konserwacyjnych.
• Nadzór nad firmami zatrudnionymi na terenie nieruchomości, odpowiedzialnymi bezpośrednio za czystość, porządek i urządzenia służące do wspólnego użytku.
• Zapewnienie środków do utrzymania czystości, narzędzi i akcesoriów.
• Zlecanie dozorcom wykonywania na bieżąco wszelkich koniecznych czynności niezbędnych do utrzymania nieruchomości i jej otoczenia w czystości, bezpieczeństwie i należytym porządku.
• Utrzymanie w odpowiednim stanie technicznym i sanitarnym ciągów komunikacyjnych, pomieszczeń i urządzeń służących do wspólnego użytku.
• Informowanie Zarządu Wspólnoty o zdarzeniach, które mogą doprowadzić do szkód lub odpowiedzialności finansowej lub innych spraw ważnych dla bieżącego funkcjonowania wspólnoty
• Zlecanie innych zadań porządkowych wynikających z decyzji bądź poleceń właściwych organów samorządowych i administracji państwowej.
• Kontakt ze służbami miejskimi i porządkowymi: Policja, Straż Miejska, Straż Pożarna, Państwowa Inspekcja Sanitarna, itd., w przypadkach bezpośrednio związanych z bezpieczeństwem mieszkańców zarządzanej nieruchomości.

ZASADY WSPÓŁPRACY ZE WSPÓLNOTĄ I OBOWIĄZKI ZARZĄDCY:

• Dobry zarządca to dostępny zarządca, z którym masz stały kontakt, a on ma stały kontakt z Twoją nieruchomością.
• Stały kontakt z właścicielami lokali oraz użytkownikami budynku.
• Dyspozycyjność zarządcy/administratora.
• Stały kontakt i wymiana informacji pomiędzy członkami Wspólnoty i zarządcą przez e-mail, strony www firmy, telefon.
• Przygotowanie i obsługa zebrań Wspólnoty Mieszkaniowej w celu przedstawienia: o wyników finansowych za rok ubiegły, o wstępnego projektu rocznego planu gospodarczego i remontowego wspólnoty, o sprawozdania o stanie finansów w zakresie wpływów z pożytków otrzymywanych z nieruchomości wspólnej (reklamy, najem, parking itp.).
• Monitorowanie wydatków Wspólnoty za pomocą oddzielnego rachunku bankowego z wydzielonym subkontem dla funduszu remontowego.
• Składanie Zarządowi Wspólnoty w określonych terminach sprawozdań z wykonywanych czynności.
• Przygotowywanie raportów dla Zarządu Wspólnoty oraz okresowe spotkania z Zarządem dotyczące spraw bieżących.
• Działanie w celu powiększenia dochodów Wspólnoty, szczególnie z tytułu wynajmowania części nieruchomości wspólnej i reklam.
• Zastępstwo inwestycyjne w zakresie inwestycji remontowych Wspólnoty Mieszkaniowej na określonych indywidualnie warunkach.
• Wykonywanie czynności i obowiązków przekraczających zwykły zarząd nieruchomością i innych usług, które będą konieczne do wykonania zlecenia Zarządu i wykonania planów Wspólnoty w oparciu o pisemne uzgodnienia i pełnomocnictwa Zarządu Wspólnoty.
• Wysokość wynagrodzenia Zarządcy, ustalana indywidualnie dla każdej nieruchomości, uzależniona jest od zakresu świadczonych usług i wielkości nieruchomości.